Ein Enterprise Content Management System, kurz ECM, sind längst nicht mehr nur für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, zahlreichen Kunden und komplexen Prozessen relevant. Auch kleinere Unternehmen können sich der Digitalisierung und dem Druck nach höherer digitaler Effizienz längst nicht mehr entziehen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Steigende Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, größere organisatorische Herausforderungen durch den Wunsch nach Home Office und flexiblen Arbeitszeiten, intensivere Wettbewerb und stetig wachsende Datenmengen – die Liste ließe sich beliebig fortsetzen.

Doch was können ECM-Lösungen leisten? Um diese Frage zu beantworten, bietet sich ein Blick auf die Kernfunktionen eines ECM an. Diese lassen sich in Anlehnung an die Darstellung der Association for Information and Image Management wie folgt unterteilen:

• Datenerfassung: Eine durchdachte ECM-Lösung fängt schon bei der effizienten Datenerfassung an. Relevante Inhalte wie Verträge, Rechnungen und Lieferscheine werden digital und systematisch erfasst.
• Analyse: Die erfassten Daten werden durch das ECM analysiert und u.a. automatisiert enthaltene Metadaten bereitgestellt. Dies ermöglicht die Suche von Dokumenten sowie die Automatisierung von Prozessen (z.B. Vorkontierung von Rechnungen).
• Verknüpfungen: Die optimale Ablage der Daten wird sichergestellt. Diese orientiert sich an den Geschäftsprozessen und Informationsbedarfen, verknüpft die Inhalte intelligent miteinander und stellt entsprechende Beziehungen her (z.B. zwischen Verträgen und Rechnungen eines Lieferanten).
• Archivierung: Die Speicherung der Daten einschließlich der Nachvollziehbarkeit von Änderungen ist unternehmenskritisch. Dies dient nicht zuletzt der Erfüllung regulatorischer Anforderungen, z.B. im Zusammenhang mit handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Individuelle Besonderheiten und Vorlieben können hierbei berücksichtigt werden, etwa bei der Frage, ob das ECM-System Cloud-basiert sein soll oder eben nicht.

 

ECM-Funktionen einen Blick:

• Ablage, Aufbereitung und Bereitstellung von unternehmensrelevanten Informationen
• Individuelle Konfiguration und Organisation entlang der Unternehmensprozesse ist elementar