Die Digitalisierung ist in allen Bereichen der Gesellschaft angekommen. Softwarelösungen spielen in diesem Zusammenhang in vielen Unternehmen eine immer größere Rolle für die Ver- und Bearbeitung der unternehmensrelevanten Informationen und internen Kommunikation.

Doch wie lässt sich die Zielsetzung eines papierlosen Büros erreichen? Und welche Tools werden hierfür benötigt?

DMS vs. ECM

Enterprise Content Management-Systeme (ECM) sind Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Datenbearbeitung, -verarbeitung, -speicherung und -bereitstellung. Es geht darum, die unternehmensrelevanten Informationen angemessen (digital) zu erfassen und nutzbar zu machen.

Der Begriff Dokumenten-Management-System (DMS) fällt oft synonym. Dies ist allerdings nicht ganz korrekt. Ein DMS ist in der Regel lediglich ein Teil des ECM – wenn auch ein sehr wichtiger. Wie der Name schon verrät, steht im Mittelpunkt eines DMS der Umgang mit Dokumenten.  Diese lassen sich hier digital speichern, ablegen und bei Bedarf verfügbar machen.

Das ECM weist in der Regel weitere Elemente auf. Dies beinhaltet zum Beispiel Schnittstellen zum Buchhaltungssystem, die Möglichkeit zur digitalen Unterschrift oder auch die interaktive Auswertung von Daten im Rahmen einer nachgelagerten Business-Intelligence-Anwendung.

Unterschiede zwischen ECM und DMS auf einen Blick

• Im Weitesten Sinn bezeichnet ein ECM-System das Zusammenspiel aus einer ECM-Software, inklusive Schnittstellen zu den anderen relevanten Unternehmenssystemen, unter Berücksichtigung der unternehmensinternen Prozesse
• DMS fokussiert auf die Interaktion mit Dokumenten
• ECM ist also weiter gefasst und beinhaltet als ein Teil die DMS-Funktionen