Die Arbeitswelt hat sich nicht erst seit Corona drastisch verändert. Jedoch wirkte die Pandemie wie ein Katalysator für mobile Arbeitslösungen und flexiblere Arbeitszeitmodelle. Digitalisierung ist für viele Unternehmen mittlerweile mehr als ein Schlagwort. Sie ist vielmehr eine Notwendigkeit, künftig weiterhin als attraktiver Arbeitgeber am Markt aufzutreten, Kundenanforderungen gerecht zu werden und Datensicherheit sowie Datenschutz gleichermaßen zu gewährleisten.

Zentrale Bausteine hierfür sind Enterprise Content Management-Lösungen (ECM).

Diese stellen ein Gesamtkonzept dar und bieten eine einheitliche Plattform für alle unternehmensrelevanten Informationen. Sie sind damit die Grundlage für eine Unternehmenssteuerung aus einem Guss. Die Vorteile sind für alle Beteiligten offensichtlich:

• Unternehmensführung: Alle Informationen stehen bereit und können angemessen und zeitnah aufbereitet werden. Strategische und operative Entscheidungen können somit auf der bestmöglichen Informationsbasis getroffen werden, Haftungsrisiken aufgrund von Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben werden minimiert.
• Für Beschäftigte: Redundanzen und Inkonsistenzen werden vermieden, manuelle Arbeitsschritte werden eliminiert. Bedeutet in der Praxis: Kein zeitaufwendiges Suchen von Dokumenten, klare Strukturen und Zugriffsrechte sorgen für schnelle, transparente und einfache Betriebsabläufe.
• Für Kunden: Schnellere Rückmeldungen auf Anfragen und optimaler Kundenservice werden ermöglicht unter Beachtung regulatorischer Anforderungen (z.B. DSGVO-konformer Datenschutz).

Ein gut strukturiertes und konfiguriertes ECM-System führt damit unmittelbar zu einer höheren Produktivität im Unternehmen. Insbesondere der Wegfall fehleranfälliger, manueller Tätigkeiten führt zu einer messbaren Einsparung und erhöht die produktive Zeit sowie Zufriedenheit der Beschäftigten.

Ein ECM-System vermeidet dabei Insellösungen im Unternehmen, die nicht oder nur schwierig miteinander kommunizieren. Eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung setzt beispielsweise Daten aus verschiedenen Systemen voraus. Eine Finanzplanung oder Budgetierung greift daher auf verschiedene Bereiche zurück: Personalkosten aus dem Personalbereich, Kunden- und Absatzinformationen aus dem Vertrieb, Kostenrechnungen aus dem Finanzbereich o.ä.  Im Rahmen eines ECM-Systems werden professionelle Schnittstellen verwendet oder integrierte Module bereitgestellt, die diese Daten effizient zusammenführen.

Durch intelligente Suchfunktionen und Zugriffsberechtigungen können Informationen bedarfsgerecht und ohne Verzögerungen in bester Qualität bereitgestellt werden.

ECM-Systeme fördern darüber hinaus eine sachgerechte und nachvollziehbare Kommunikation zwischen den Beteiligten. Kommentarfunktionen, Versionierungen und Chatfunktionen sind nur einige Beispiele, die ein agiles und unbürokratisches Miteinander im Unternehmen fördern.

 

Vorteile eines ECM auf einen Blick

• Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität nehmen unmittelbar zu
• Datenschutz und Datensicherheit profitieren
• Haftungsrisiken durch Einhaltung aller Vorgaben minimiert
• Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit steigen