Diese konsequente Ziel- und Ergebnisorientierung bedeutet für ACHAT auch, Dokumente digital zu archivieren und wiederkehrende Prozesse digital zu steuern. In den Anfangsjahren wurden Dokumente mittels des Dokumenten Managements Systems AS-400 archiviert. Dies wurde 2002 abgelöst und man startete mit ELOoffice. Durch die Erweiterung der DMS Arbeitsplätze wechselte die ACHAT Gruppe zu ELOprofessional mit Betreuung durch BCIS. Die Gründe, warum ACHAT sich für ELO entschied, waren das modulare System sowie die Tatsache, dass die Funktionen den Anforderungen des Unternehmens entsprachen.
In einem dynamisch wachsenden Unternehmen wie der ACHAT Gruppe steigt die Anzahl der täglich eingehenden Rechnungen stetig. Das manuelle Verarbeiten von eingehenden Rechnungen ist nicht nur ein erheblicher Kostenfaktor, durch den Faktor Mensch kann es auch zu Fehlern kommen. Außerdem besteht durch lange Durchlaufzeiten das Risiko der Skontoüberschreitung und es herrscht mangelnde Transparenz über den gesamten Prozess hinweg. Die ACHAT Gruppe entschied sich vor diesem Hintergrund Anfang des Jahres 2015 zur Einführung eines digitalen Eingangsrechnungsverarbeitungs-Prozesses mit dem ELO DocXtractor. In einem Strategie-Workshop mit dem IT-
Leiter Herrn Wolf, der ACHAT Buchhaltung und dem betreuenden BCIS ELO Consultant wurde eine detaillierte Ist-Soll-Analyse sowie ein Pflichtenheft angelegt und das Projekt terminiert.
Für ACHAT maßgeschneiderte Lösung mit ELO DocXtractor
Die bei der ACHAT Gruppe eingesetzte ELO DocXtractor Lösung verarbeitet vollautomatisch eingehende Rechnungen mit Hilfe einer intelligenten, formular-unabhängigen Klassifizierung und formularbasierten ELO Workflows. Der Eingangsrechnungsprozess gliedert sich auch bei ACHAT in drei Phasen:
• Phase I: Rechnungseingang und Vorverarbeitung
In den einzelnen Hotels eingehende Rechnungen werden vor Ort dezentral eingescannt: jede Eingangsrechnung wird mit einem Barcode versehen, dessen ersten beiden Ziffern den Hotelnummern entsprechen. Die Rechnungen werden im Stapel gescannt und in der Zentrale in Mannheim durch den Barcode Belegtrenner von BCIS in einzelne Rechnungen getrennt; durch die verwendeten Barcodes können die Rechnungen den entsprechenden Hotels zugeordnet werden. Die Einzelrechnungen werden aus der ELO Postbox an den ELO DocXtractor übergeben.
• Phase II: Rechnungsumlauf
Der DocXtractor liest Daten wie Beträge, Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, UST-ID etc. aus, gleicht diese mit den im ERP-System hinterlegten Daten ab und vollzieht somit automatisiert eine Plausibilitätsprüfung nach § 14 des UStG. Die Rechnungen gehen nun an die Hoteldirektoren der jeweiligen Hotels zur Prüfung, bei Bedarf können auch die entsprechenden Fachabteilungen vor Ort in die Prüfung mit einbezogen werden.
Wenn die Hoteldirektoren die Rechnungen kontrolliert und für richtig befunden haben, werden die Rechnungen automatisiert an das ACHAT Controlling weitergeleitet, wo überprüft wird, ob die Unterlagen vollständig sind, beispielsweise ob entsprechende Lieferscheine vorliegen. Sofern Unterlagen unvollständig sind, geht der Vorgang zurück an das entsprechende Hotel. Auch in diesem Fall ist bei Bedarf eine Prüfung durch den Hoteldirektor bzw. die entsprechende Fachabteilung im Workflow vorgesehen.
Selbstverständlich kann jeder im Workflow definierte Prüfer Rückfragen an alle im Prozess definierten Mitarbeiter stellen.
• Phase III: Verbuchung in ERP-Software
Gibt das Controlling eine Rechnung frei, geht die Rechnung an die ACHAT Buchhaltung und wird entweder manuell verbucht oder zunehmend automatisiert an die vorhandene Buchhaltungssoftware Filosof mittels einer vollautomatischen Schnittstelle übergeben. In Filosof erfolgen die Freigaben der Rechnungsbeträge.
Nach Workflow Ende wird zur Nachvollziehbarkeit und zum Ausschluss von Manipulationen ein PDF-Report erstellt, der die Stammdaten, Prüfentscheidungen und die Kontierung enthält. Der Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung wurde bewusst „mitwachsend“ angelegt, das bedeutet, dass weitere Hotelstandorte angebunden werden können. Perspektivisch wird die ACHAT Gruppe mit dieser ELO ECM Lösung 250–300 Rechnungen pro Tag verarbeiten.